Vad är ett medarbetarsamtal?
Många chefer genomför medarbetarsamtal varje år men långt ifrån alla skapar faktiskt värde. I värsta fall blir samtalet ett administrativt måste som varken stärker engagemang, prestation eller riktning.I den här artikeln vill vi ge några tips för att du som chef ska lyckas.
Varför är samtalen viktiga?
Medarbetare är bolagens viktigaste resurs, men för att nyttja medarbetarnas fulla potential är det viktigt att bibehålla individens engagemang. Engagemang styrs av bland annat psykosocial trygghet, tillit och utveckling, varför det är aspekter som är viktiga att kalibrera. Därför är dialogen chefens viktigaste verktyg. Samtidigt har dialogen en tendens att lätt underskattas och därför bli eftersatt. Rätt genomfört är samtalet en katalysator för engagemang, utveckling och i förlängningen din organisations resultat.
Innehåll:
Men hur gör du som chef för att lyckas med medarbetarsamtalet?
Innehållet i medarbetarsamtalen varierar, men här är några uppslag som kan vara bra att lyfta:
• Tillbakablick och nuläge – Vad har hänt sedan sist? Vad har fungerat bra och vad har varit utmanande?
• Mål och uppdrag – Hur ser uppdraget ut idag? Är målen tydliga? Finns det samsyn kring prioriteringar och ansvar?
• Prestation och feedback – Vad fungerar väl? Vad kan utvecklas? Hur upplever medarbetaren själv sin prestation?
• Arbetsmiljö och samarbete – Trivsel, arbetsbelastning, arbetsklimat och kommunikation avgör hur hållbart resultatet blir över tid. Hur fungerar det för medarbetaren idag?
• Utveckling och kompetens – Vad vill medarbetaren lära sig? Hur kan organisationen stötta? Vilka behov finns framåt?
Innehåll:
Men hur gör du som chef för att lyckas med medarbetarsamtalet?
Innehållet i medarbetarsamtalen varierar, men här är några uppslag som kan vara bra att lyfta:
• Tillbakablick och nuläge – Vad har hänt sedan sist? Vad har fungerat bra och vad har varit utmanande?
• Mål och uppdrag – Hur ser uppdraget ut idag? Är målen tydliga? Finns det samsyn kring prioriteringar och ansvar?
• Prestation och feedback – Vad fungerar väl? Vad kan utvecklas? Hur upplever medarbetaren själv sin prestation?
• Arbetsmiljö och samarbete – Trivsel, arbetsbelastning, arbetsklimat och kommunikation avgör hur hållbart resultatet blir över tid. Hur fungerar det för medarbetaren idag?
• Utveckling och kompetens – Vad vill medarbetaren lära sig? Hur kan organisationen stötta? Vilka behov finns framåt?
Såhär lyckas du som chef
Förbered dig på riktigt
Ett oförberett medarbetarsamtal signalerar att samtalet inte är viktigt. Och om det inte är viktigt för dig, kommer det inte vara viktigt för medarbetaren heller. Du behöver läsa igenom tidigare medarbetarsamtal, dialoger som du och medarbetaren haft under året. Om du har möjlighet så be medarbetaren göra en egen självskattning i förväg. Då förbereder du också tankar, reflektioner och resonemang hos medarbetaren vilket genererar en bättre dialog i samtalet.
Skapa dialog
Sätt en struktur som gör att du styr samtalet utan att för den delen ta för stor plats. Kom ihåg att det ofta är mer effektfullt att medarbetaren själv får komma fram till svaren, det kanske också finns hinder eller lösningar du som chef inte är medveten om, men som kommer till ytan om du har ett coachande förhållningsätt.
Det finns tillfällen när det är direkt olämpligt att coacha, till exempel vid allvarliga konflikter, kriser eller i samtal kring missbruk.
Sätt mål och följ upp
Att ”utvecklas i rollen” är inte ett mål. Bestäm vad som ska göras, när det ska ske och hur ni följer upp. Ett sätt att skapa struktur i målen är att tänka SMARTA mål (specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna). Att vänta till nästa års medarbetarsamtal för att följa upp resultatet är inte realistiskt i en föränderlig tillvaro. Bestäm vilka milstolpar ni ska ha, boka in avstämningar och dokumentera utfallet, medarbetarsamtalet är startpunkten, inte mållinjen.
Ett oförberett medarbetarsamtal signalerar att samtalet inte är viktigt. Och om det inte är viktigt för dig, kommer det inte vara viktigt för medarbetaren heller. Du behöver läsa igenom tidigare medarbetarsamtal, dialoger som du och medarbetaren haft under året. Om du har möjlighet så be medarbetaren göra en egen självskattning i förväg. Då förbereder du också tankar, reflektioner och resonemang hos medarbetaren vilket genererar en bättre dialog i samtalet.
Skapa dialog
Sätt en struktur som gör att du styr samtalet utan att för den delen ta för stor plats. Kom ihåg att det ofta är mer effektfullt att medarbetaren själv får komma fram till svaren, det kanske också finns hinder eller lösningar du som chef inte är medveten om, men som kommer till ytan om du har ett coachande förhållningsätt.
Det finns tillfällen när det är direkt olämpligt att coacha, till exempel vid allvarliga konflikter, kriser eller i samtal kring missbruk.
Sätt mål och följ upp
Att ”utvecklas i rollen” är inte ett mål. Bestäm vad som ska göras, när det ska ske och hur ni följer upp. Ett sätt att skapa struktur i målen är att tänka SMARTA mål (specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna). Att vänta till nästa års medarbetarsamtal för att följa upp resultatet är inte realistiskt i en föränderlig tillvaro. Bestäm vilka milstolpar ni ska ha, boka in avstämningar och dokumentera utfallet, medarbetarsamtalet är startpunkten, inte mållinjen.
Fallgropar du ska undvika
Att undvika det som är svårt
Som chef är det ditt ansvar att ta de svåra frågorna. Att skjuta upp dem gör inte situationen bättre. Medarbetarsamtalen är rätt forum för detta, kom ihåg att det alltid måste ske respektfullt och konstruktivt. Problem på arbetsplatsen ofta har tråkiga konsekvenser även för den som orsakar dem, att hitta lösningar ligger därför i allas intresse.
Att inte följa upp det ni beslutat
Inget sänker förtroendet och engagemang snabbare än överenskommelser som aldrig blir verklighet. De årliga samtalen är viktiga men de kan aldrig ersätta löpande dialog. Framgångsrika ledare använder medarbetarsamtalet som nav, inte som ersättning för vardaglig kontakt.
Kombinerat med lönesamtal
Många bolag kombinerar medarbetarsamtal och lönesamtal. I vissa organisationer kan det vara en bra idé, men parallellerna kring vad som skapar framgångsrika medarbetare och företagets lönekriterier har en tendens att differentiera. Det är lätt att hamna i budget och siffror, dessutom innebär löneincitament ofta mer känslor och mindre ärlighet.
Avslutningsvis
Medarbetarsamtalet är inte lagstadgat men ofta reglerat i kollektivavtal eller medbestämmandeavtal. I Sverige är arbetsgivaren skyldig att arbeta systematiskt med arbetsmiljö, hälsa och utveckling och därför är det årliga medarbetarsamtalet ofta en rutin. Oavsett hur det är på din arbetsplats så borde alltså du som chef använda medarbetarsamtal som ett viktigt verktyg och inte bara ”ett måste” för att följa lagstiftningen.
Att genomföra bra medarbetarsamtal handlar inte om mallar eller system utan om ledarskap. Om att vilja förstå, utveckla och skapa förutsättningar för andra att lyckas. Gör du det konsekvent kommer samtalet inte bara uppfylla ett krav. Det kommer bli ett av dina mest värdeskapande verktyg som chef.
Som chef är det ditt ansvar att ta de svåra frågorna. Att skjuta upp dem gör inte situationen bättre. Medarbetarsamtalen är rätt forum för detta, kom ihåg att det alltid måste ske respektfullt och konstruktivt. Problem på arbetsplatsen ofta har tråkiga konsekvenser även för den som orsakar dem, att hitta lösningar ligger därför i allas intresse.
Att inte följa upp det ni beslutat
Inget sänker förtroendet och engagemang snabbare än överenskommelser som aldrig blir verklighet. De årliga samtalen är viktiga men de kan aldrig ersätta löpande dialog. Framgångsrika ledare använder medarbetarsamtalet som nav, inte som ersättning för vardaglig kontakt.
Kombinerat med lönesamtal
Många bolag kombinerar medarbetarsamtal och lönesamtal. I vissa organisationer kan det vara en bra idé, men parallellerna kring vad som skapar framgångsrika medarbetare och företagets lönekriterier har en tendens att differentiera. Det är lätt att hamna i budget och siffror, dessutom innebär löneincitament ofta mer känslor och mindre ärlighet.
Avslutningsvis
Medarbetarsamtalet är inte lagstadgat men ofta reglerat i kollektivavtal eller medbestämmandeavtal. I Sverige är arbetsgivaren skyldig att arbeta systematiskt med arbetsmiljö, hälsa och utveckling och därför är det årliga medarbetarsamtalet ofta en rutin. Oavsett hur det är på din arbetsplats så borde alltså du som chef använda medarbetarsamtal som ett viktigt verktyg och inte bara ”ett måste” för att följa lagstiftningen.
Att genomföra bra medarbetarsamtal handlar inte om mallar eller system utan om ledarskap. Om att vilja förstå, utveckla och skapa förutsättningar för andra att lyckas. Gör du det konsekvent kommer samtalet inte bara uppfylla ett krav. Det kommer bli ett av dina mest värdeskapande verktyg som chef.